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会計事務所はタスク管理が重要!やり方を解説します

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男性 タスク管理

業務を漏れなく遂行しスケジュールを守るためには、タスク管理が非常に効果的です。
業務を備忘する役割はもちろん、今抱えている業務を見える化する意味も持ちます。

タスク管理は幅広い業種や職種で役立ちますが、特に会計事務所において必要性が高いです。
会計事務所で勤務をするのであれば、必ずタスク管理をするべきでしょう。

この記事では会計事務所でタスク管理が重要な理由や、タスク管理のポイントなどを解説します。

会計事務所においてタスク管理が重要な理由

最初に会計事務所において、なぜタスク管理が重要なのか理由を説明します。
必要性や意味を把握することで理解がしやすくなり、より意識的に取り組めるようになります。

クライアント数自体が多い

会計事務所は携わるクライアント数が多いです。
事務所の規模や方向性にもよりますが、一人あたり15件〜30件ほどのクライアントを抱えるケースが平均的といわれています。

これほど多くのクライアントに関する業務や対応を頭の中だけで進めるのは困難です。
後述しますが、それぞれのクライアントごとにさまざまな業務が発生するため、実際のタスク数はかなり多くなります

自身が抱えるクライアントに関するタスクのすべてをしっかり遂行するために、タスク管理が必要不可欠です。

期日が明確なため綿密なスケジュール管理が大切

会計事務所における業務は期日が明確なものが非常に多いです。
絶対的な期日がある業務として、たとえば次のようなものが挙げられます。

  • 税務申告書の提出
  • 給与計算結果の報告
  • 税務署へ提出する書類の作成

このほかにも記帳や資料整理など、期日が明確な業務に付随する業務も多数あります。
これらのスケジュール管理も必要です。

必要な業務が何かを正しく把握したうえで、期日を守るために逆算してスケジュールを組み、しっかりと管理することが求められます。

さまざまな業務を並行して進めるため、タスク管理しないと混乱する可能性が高い

会計事務所ではさまざまな業務を並行して進めることが多いです。
クライアントも作業内容も異なる業務を抱えているため、目に見える状態で管理しないと混乱してしまう可能性があります。

自身が抱えている業務を正しく把握し確実に遂行するためには、タスク管理が効果的です。

会計事務所におけるタスク管理で注意するべきポイント

会計事務所業務を漏れなく期日どおりに進めるためにタスク管理が必要とお話してきました。
続いてはタスク管理において注意するべきポイントを紹介します。

タスクの期日を守れるようなスケジュール設定

タスク管理においてスケジュール設定は非常に重要です。
それぞれの業務において期日を守ることは大前提ですが、無理なく期日を守るためのスケジュール設定も求められます。

期日に余裕を持たせるために前倒しのスケジュール設定をするのは効果的ですが、スケジュールを守るために無理する必要があっては有用とは言えません。
無理矢理なスケジュール設定をしてしまうと、結局後でスケジュールの練り直しをする可能性が高くなってしまいます

業務の期日を守ることを大前提としつつも、自身が無理なく遂行できるようなスケジュール設定にしましょう。

他のクライアントと混ざらないような管理

先述したように、会計事務所で一人が担当するクライアント数は多めです。
そのためタスクそのものだけでなく、クライアントについてもしっかり管理する必要があります。

たとえば「5月分記帳」「税務署用書類作成」などタスクそのものだけの把握では、どのクライアントかわからなくなってしまう可能性もあります。

このようなときは「◯◯さん 5月分記帳 ●日まで」「◯◯社 税務署用書類作成 ●日まで」など、クライアントと記事それぞれを明確にしておくと安心です。

同じ業務を複数クライアント分おこなう場合もあるでしょう。
このような時も混ざってしまうことがないよう、クライアント管理が大切です。

タスクの進捗状況が明確にわかるようにする

タスクが残っているという事実だけでなく、そのタスクの進捗状況がどうなっているかが明確にわかると安心です。
どこまで進んでいて残りどれくらいかがわかる状態であれば、より仕事を進めやすくなります。

また上司をはじめとした社内関係者への共有や報告のためにも、タスク進捗状況の見える化は有効です。
事務所全体の残りタスク量を把握しなければならない場面もあるため、なるべく明確にしておきましょう。

進捗率をパーセンテージで表す、完了までに必要な残り稼働時間を算出しておくなどが有用です。
残っている業務や作業を具体的にしておくのも良いでしょう。

会計事務所のタスク管理方法

会計事務所のタスク管理にはさまざまな方法があります。
これを選ばなければいけないというものはなく、自身に合った使いやすいものを選ぶのが大切です。

それでは、会計事務所のタスク管理方法を紹介します。

To Doリストの作成

To Doリストとはその名のとおり、やるべきことをリスト化したものです。
必要なタスクをリストに並べ、終わったものから消していきます。

To Doリストに便利なアプリやソフトはいろいろ出されています。
To Doリストに特化したアプリでなくても、テキスト入力アプリや付箋などを活用してTo Doリストにすることも可能です。

ちょっとしたタスクや、やるべきことを把握するのに便利でしょう。

社内カレンダーなどで共有

社内で共有のカレンダーを使っていれば、そちらで共有するのも効果的です。
たとえばタスクの締切日に予定として登録しておく・その日やるべきタスクとして予定の登録をしておくなどの方法が挙げられます。

社内カレンダーでの共有であれば、関係者や上司などか簡単にタスクを把握できます。
手軽にタスクを共有したいときに効率的です。

ただしカレンダーは一目で把握という点ではわかりやすいですが、進捗率など細かい内容は入力・表示しにくいです。
カレンダーは共有するために使用し、細かなタスク管理は別のアプリを併用するなどの方法をとると良いでしょう。

タスク管理アプリなどを使用

タスク管理に特化したアプリも存在します。
タスクの内容をタイトルとして設定し、詳細の記載や日付の指定などをします。
タスクに携わるメンバーの指定ができるアプリであれば、簡単に共有が可能です。

毎日タスク管理アプリを開く習慣をつければ、タスク漏れも防げるでしょう
基本的な機能やシステムはどのアプリも共通していることが多いため、追加機能や好みなどで選んでも問題ありません。

自社や自身に適したアプリを使用することでより効果が期待できます。

まとめ

会計事務所ではやるべきことを漏らさずスケジュールとおりに進めるために、タスク管理が非常に大切です。
タスクの内容や期日などを見える化することでよりスムーズな業務遂行ができるようになります。

クライアント数や業務量・厳密なスケジュールなどを確実に把握するには、タスク管理による見える化がもっとも有用でしょう。
仕事ができる人は例外なくタスク管理が上手いです。

適したタスク管理方法を採用し、会計事務所業務をスムーズに進めていきましょう。

Profile レックスアドバイザーズ

公認会計士・税理士等の有資格者をはじめとする会計人材専門特化した人材紹介会社。
■公認会計士・税理士・経理の転職サイトREX
https://www.career-adv.jp/
■株式会社レックスアドバイザーズ
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